TeamUp is bij veel boxen en groepslesclubs binnengekomen via het rooster. Lessen inplannen, leden laten boeken, wachtlijsten laten doorschuiven en lidmaatschappen beheren: dat doet het netjes, en voor veel clubs was het de eerste stap weg van een spreadsheet. Deze gids is voor eigenaren die inmiddels merken dat het rooster maar één van hun problemen is. De programmering moet ergens staan. De incasso moet kloppen. Het team moet weten wie wat mag. En je wilt zien hoe je club draait zonder daar een avond voor te gaan zitten. We lopen langs wat je moet wegen, en wanneer één systeem logischer wordt dan een sterk rooster met de rest eromheen.
In het kort
- Beoordeel software niet op het rooster alleen: bij een groeiende box weegt de administratie eromheen minstens zo zwaar.
- Check hoe SEPA-incasso en iDEAL geregeld zijn en wat de transactiekosten op jouw volume zijn.
- Programmering hoort bij de les te staan, niet in een los document of een tweede tool.
- Vraag hoe lopende SEPA-machtigingen meegaan bij een overstap, zodat je geldstroom niet stilvalt.
Wat TeamUp goed doet
Het eerlijke verhaal eerst. TeamUp is gebouwd rond groepslessen en doet dat werk goed: een helder rooster, boeken via een app, wachtlijsten, boekingslimieten en lidmaatschappen met credits. Voor een box die vooral zijn lessen op orde wil hebben, is dat een prima basis met een lage instap.
Blijft je box compact en draait alles om het rooster, dan zit je er goed. De afweging verandert zodra de club-kant eromheen begint te groeien.
Vier vragen die zwaarder wegen dan het rooster
Als je software gaat vergelijken, is het verleidelijk om de roosterschermen naast elkaar te leggen. Die lijken allemaal op elkaar. Stel liever deze vier vragen, want daar zit het verschil in je week.
- Betalingen voor de Nederlandse markt: gaat SEPA-incasso en iDEAL soepel, en wat zijn de transactiekosten op jouw volume? Reken dat door met de storno-calculator.
- Programmering: staat de workout bij de les, zodat je leden in de app zien wat ze gaan doen, of houd je die apart bij in een document?
- Team en rechten: kunnen je coaches precies zien wat bij hun taak hoort, zonder toegang tot de hele administratie?
- Cijfers: zie je je actieve leden, je verloop, je omzet en je no-shows zonder een export naar Excel te maken?
Waar je tegenaan loopt als je box groeit
De administratie wordt een dagtaak: incasso-uitval nalopen, opzeggingen en pauzes verwerken, facturen kloppend houden, en dat naast de programmering en het coachen zelf. Als die twee werelden in twee systemen leven, betaal je dat elke week in dubbel werk.
Het klassieke patroon: het rooster staat in de ene tool, de programmering in een spreadsheet, de incasso bij een derde partij, en de ledenlijst is nergens helemaal actueel. Elke koppeling is een plek waar iets kan misgaan, en bij een probleem wijzen partijen naar elkaar.
Een box van honderd leden is een trainingsgemeenschap. Een box van driehonderd leden is ook een bedrijf.
De afweging en de overstap
ClubGround houdt het bij elkaar: je bouwt de weekprogrammering één keer en elke les staat klaar in de app, met de workout erbij. Sporters reserveren hun spot en de wachtlijst schuift vanzelf door. Daaronder draait dezelfde administratie die ook je incasso, je communicatie en je cijfers verzorgt, op één ledenbestand met rollen voor je team. Zie ook wat we specifiek voor boxen doen.
De prijs staat op de prijzenpagina: vanaf 99 euro per maand plus een tarief per account, waarbij elk actief account meetelt, ook dat van je coaches. Overstappen volgt het vaste draaiboek: exporteren, importeren, SEPA-machtigingen overzetten en live gaan vlak na een incasso-run.
Veelgestelde vragen
Is ClubGround een alternatief voor TeamUp?
Ja, met een breder vertrekpunt. TeamUp is sterk in lessen boeken en lidmaatschappen beheren. ClubGround is één systeem voor je hele box, waarin de programmering, het rooster, de administratie en de incasso op hetzelfde ledenbestand staan. Draait je box vooral om het rooster, dan kan TeamUp prima passen; groeit de club-kant, dan wint één gecombineerd systeem het meestal.
Kan ik mijn weekprogrammering in hetzelfde systeem zetten?
Ja. Je bouwt de programmering per week en de workout staat bij de les in de app, met de oefeningen en de uitleg erbij. Je leden zien vooraf wat ze gaan doen, zonder dat je het ergens anders hoeft bij te houden.
Kan ik overstappen zonder dat mijn incasso stilvalt?
Ja. Lopende SEPA-machtigingen kunnen onder voorwaarden worden overgenomen zonder dat leden opnieuw tekenen. Exporteer je ledenbestand, plan de omschakeling vlak na een incasso-run en laat de nieuwe aanbieder de mandaatovername begeleiden.
