Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 25 juni 2026

Deze privacyverklaring beschrijft hoe ClubGround persoonsgegevens verzamelt, gebruikt en deelt. We houden ons aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en verzamelen alleen de gegevens die we nodig hebben.

Twee rollen

Voor de gegevens die clubs in ClubGround invoeren zijn wij verwerker: we verwerken die alleen in opdracht van de club, onder de verwerkersovereenkomst. Voor onze eigen website, marketing en klantadministratie zijn wij verwerkingsverantwoordelijke. Deze verklaring gaat over dat laatste.

Jouw privacyrechten

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te corrigeren, over te dragen, de verwerking te beperken of er bezwaar tegen te maken, en je gegevens te laten verwijderen. Heb je toestemming gegeven, dan kun je die altijd intrekken. Je wordt niet anders behandeld als je een recht uitoefent.

Neem voor een verzoek contact op via privacy@clubground.nl. We reageren binnen de wettelijke termijn. Soms kunnen we een verzoek niet inwilligen, bijvoorbeeld als we wettelijk verplicht zijn gegevens te bewaren of als het de privacy van anderen zou schaden. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Welke gegevens we verzamelen

Welke gegevens we verzamelen hangt af van hoe je met ons omgaat. We vragen niet meer dan nodig.

• Contactgegevens. Naam, clubnaam, e-mailadres en je bericht, bijvoorbeeld als je een demo aanvraagt of je aanmeldt.
• Klant- en betaalgegevens. Bedrijfsgegevens, contactpersoon, facturen en betalingen als je klant wordt.
• Gebruiks- en technische gegevens. IP-adres, apparaat- en browserinformatie, logbestanden en foutrapporten.
• Communicatie. De berichten die we met je uitwisselen.

Geef je gevraagde gegevens niet, dan kunnen we je in sommige gevallen niet van dienst zijn of je vraag niet beantwoorden.

Waarvoor we gegevens gebruiken

We gebruiken persoonsgegevens alleen als we daarvoor een geldige grondslag hebben: de uitvoering van een overeenkomst, je toestemming, een wettelijke plicht of ons gerechtvaardigd belang.

• De dienst leveren. Je aanvraag behandelen, de overeenkomst uitvoeren en ClubGround leveren en verbeteren.
• Transacties verwerken. Factureren en betalingen afhandelen.
• Communiceren. Reageren op je vragen en belangrijke meldingen sturen over je account, onze voorwaarden of wijzigingen. Zulke belangrijke meldingen kun je niet uitzetten.
• Beveiliging en fraudepreventie. De website en dienst veilig en stabiel houden.
• Voldoen aan de wet. Fiscale en andere wettelijke verplichtingen nakomen.

We nemen geen besluiten met rechtsgevolg op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking en doen niet aan profilering.

Hoe lang we gegevens bewaren

We bewaren gegevens niet langer dan nodig voor het doel of dan wettelijk verplicht.

• Aanvragen die niet tot een klant leiden: 12 maanden.
• Klant- en factuurgegevens: 7 jaar (fiscale bewaarplicht).
• Technische logbestanden: zo kort als nodig, doorgaans 90 dagen.

De assistent

Spot beantwoordt vragen over de club en zet acties klaar. Hij staat aan; een club kan hem uitzetten in de instellingen.

• Spot leest alleen wat degene die de vraag stelt zelf ook mag inzien, en voert niets uit zonder akkoord.
• De vraag gaat naar een AI-leverancier, met verwijzingen in plaats van namen. Contactgegevens, bankgegevens en gezondheidsgegevens gaan niet mee.
• Vragen en antwoorden bewaren we dertig dagen, in gemaskeerde vorm.

De AI-leverancier verwerkt buiten de Europese Economische Ruimte, met de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie als waarborg.

Hoe we gegevens delen

• Dienstverleners. We schakelen dienstverleners in die namens ons taken uitvoeren, zoals het hosten en opslaan van gegevens, het verzenden van e-mail en het verwerken van betalingen. Zij mogen de gegevens alleen volgens onze instructies en deze verklaring gebruiken, niet voor eigen doeleinden, en moeten ze verwijderen of teruggeven zodra ze hun taak hebben volbracht.
• Wettelijk en overig. We delen gegevens als de wet ons daartoe verplicht, om onze voorwaarden te handhaven of onze gebruikers te beschermen, of bij een reorganisatie of overname.

We verkopen je gegevens niet en delen ze niet met derden voor hun eigen marketing.

Beveiliging

We nemen passende organisatorische, technische en fysieke maatregelen. Gegevens worden versleuteld verzonden en opgeslagen, de toegang is beperkt tot wie het nodig heeft, en gegevens van verschillende clubs worden op databaseniveau gescheiden gehouden. Welke maatregelen dat precies zijn, inclusief wat we niet hebben, staat op de beveiligingspagina.

Doorgifte buiten de EER

Sommige dienstverleners verwerken gegevens buiten de Europese Economische Ruimte. Waar dat gebeurt, doen we dat met passende waarborgen, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie of het EU-VS Data Privacy Framework.

Minderjarigen

Onze website is niet gericht op het verzamelen van gegevens van minderjarigen. Verwerkt een club gegevens van minderjarige leden, dan is de club daarvoor verantwoordelijk, waaronder voor toestemming van een ouder of voogd waar dat nodig is.

Cookies

We gebruiken alleen functionele cookies, geen tracking- of marketingcookies. Lees er meer over in ons cookiebeleid.

Wijzigingen

Bij een wezenlijke wijziging plaatsen we vooraf een melding op deze pagina. De actuele versie staat altijd hier, met de datum van de laatste wijziging bovenaan.

Datalekken

Bij een datalek dat gegevens van een club raakt, informeren we die club zonder onnodige vertraging en uiterlijk binnen 24 uur nadat we het ontdekten, met de informatie die nodig is om een melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens te beoordelen.

Vragen en privacycontact

Vragen over privacy, een verzoek om inzage of verwijdering, of een vraag over een dienstverlener die namens ons handelt? Mail privacy@clubground.nl met “privacy” in het onderwerp. We reageren binnen zeven dagen en handelen een verzoek af binnen een maand.

Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.