Verwerkersovereenkomst

Laatst bijgewerkt: 25 juni 2026

Deze verwerkersovereenkomst hoort bij de algemene voorwaarden en geldt zodra een club ClubGround gebruikt. Voor een afzonderlijk ondertekend exemplaar kun je contact opnemen via privacy@clubground.nl.

1. Rollen, onderwerp en duur

De club is verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van haar leden en bepaalt het doel en de middelen van de verwerking. ClubGround is verwerker en verwerkt die gegevens uitsluitend in opdracht van de club om de dienst te leveren. Deze overeenkomst loopt zolang we gegevens voor de club verwerken en eindigt samen met de hoofdovereenkomst.

2. Aard en doel van de verwerking

We verwerken de gegevens alleen om de functies van ClubGround te leveren: ledenbeheer, rooster en lessen, reserveringen, abonnementen, aanwezigheid, trainings- en voedingsschema’s, voortgang, communicatie, betalingen en de assistent. We gebruiken de gegevens niet voor eigen doeleinden.

3. Soort gegevens en betrokkenen

Betrokkenen zijn de leden, cliënten of atleten en de staf van de club.

• Contact- en NAW-gegevens en geboortedatum.
• Lidmaatschap, abonnement, reserveringen en aanwezigheid.
• Trainings- en voedingsschema’s en voortgangsgegevens.
• Betaal- en factuurgegevens.
• Mogelijk bijzondere persoonsgegevens (zoals gezondheids- of voortgangsdata). De club is verantwoordelijk voor een geldige grondslag, waaronder waar nodig de uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene.

4. Instructies

We verwerken de gegevens alleen volgens de gedocumenteerde instructies van de club en deze overeenkomst, ook bij een eventuele doorgifte naar landen buiten de EER, tenzij wetgeving ons tot iets anders verplicht. In dat geval melden we dat vooraf, voor zover de wet dat toestaat. Vinden we dat een instructie in strijd is met de AVG, dan melden we dat.

5. Geheimhouding

Iedereen die bij ons toegang heeft tot de gegevens is tot geheimhouding verplicht en krijgt alleen toegang voor zover dat voor zijn werk nodig is.

6. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen (artikel 32 AVG): scheiding van gegevens per club op databaseniveau, versleuteling tijdens verzending en in opslag, toegang op basis van rollen en rechten, logging van wijzigingen aan gevoelige gegevens, en dagelijkse back-ups die zeven dagen bewaard blijven. De technische onderbouwing daarvan verstrekken we op verzoek, bijvoorbeeld voor een aanbesteding of een DPIA. Een samenvatting staat op de beveiligingspagina.

7. Sub-verwerkers

De club geeft algemene toestemming voor het inschakelen van sub-verwerkers. We schakelen alleen partijen in voor duidelijk afgebakende ondersteunende taken: het hosten en opslaan van gegevens, het verzenden van e-mail, foutmonitoring, betalingsverwerking en het beantwoorden van vragen aan de assistent. We leggen hen dezelfde verplichtingen op als in deze overeenkomst en blijven verantwoordelijk voor hun werk. Een actuele lijst met de namen van onze sub-verwerkers stellen we op verzoek beschikbaar. Bij een nieuwe of vervangende sub-verwerker informeren we vooraf, zodat de club bezwaar kan maken.

8. Doorgifte buiten de EER

Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte gebeurt alleen met passende waarborgen, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie of het EU-VS Data Privacy Framework. De leverancier van de assistent verwerkt buiten de EER; wat daarheen gaat staat in de privacyverklaring.

9. Bijstand bij rechten van betrokkenen

We helpen de club om verzoeken van betrokkenen (inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht) af te handelen, met de functies in de app of waar nodig met onze ondersteuning.

10. Bijstand bij beveiliging, datalekken en DPIA

Bij een datalek dat de gegevens van de club raakt, informeren we de club zonder onredelijke vertraging, met de informatie die ze nodig heeft om aan haar meldplicht te voldoen, en we beperken het lek waar mogelijk. Op verzoek helpen we bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) en een eventueel voorafgaand overleg met de toezichthouder, voor zover het onze verwerking betreft.

11. Teruggave en verwijdering

Na het einde kan de club de gegevens nog 30 dagen exporteren. Daarna verwijderen of anonimiseren we de gegevens, inclusief bij sub-verwerkers, tenzij we wettelijk verplicht zijn ze langer te bewaren. Op verzoek bevestigen we de verwijdering.

12. Audits en informatie

We stellen de informatie beschikbaar die nodig is om naleving van deze overeenkomst aan te tonen, en maken audits mogelijk, ten hoogste eenmaal per jaar en na redelijke aankondiging, op een manier die onze dienst niet onnodig verstoort. We kunnen daarvoor ook een actueel auditrapport of certificering aanleveren.

13. Contact

Een ondertekende verwerkersovereenkomst nodig of vragen hierover? Mail privacy@clubground.nl.