De meeste clubs draaien twee administraties naast elkaar zonder het zo te noemen. In je ledensysteem staan de abonnementen, de facturen en de incasso. In je boekhoudpakket staat wat de boekhouder nodig heeft. Tussen die twee zit iemand die maandelijks bedragen overtypt of een export heen en weer sleept. Deze gids gaat over het dichttrekken van dat gat: wat een koppeling echt overneemt, waar het in de praktijk stukloopt, en welke vragen je aan je boekhouder stelt voordat je iets inricht.
In het kort
- Een koppeling stuurt facturen en betalingen door, en letter ze tegen elkaar weg.
- Het lastige deel is niet de factuur maar de uitzondering: storneringen, deelbetalingen en cadeaubonnen.
- Een cadeaubon is geen omzet maar een schuld, tot het moment dat iemand hem inlevert.
- Spreek met je boekhouder af op welk niveau je boekt voordat je koppelt, niet erna.
Wat het je nu kost
Handmatig overzetten kost niet alleen tijd, het kost zekerheid. Drie dingen gaan er standaard mis.
- De maandomzet in je ledensysteem komt niet overeen met wat er op de rekening binnenkwam, en niemand weet welk van de twee klopt.
- Storneringen komen een week later terug en zijn dan al als omzet geboekt.
- Btw over sportactiviteiten, verkoop aan de balie en losse verhuur lopen door elkaar heen.
Wat een koppeling overneemt
Een goede koppeling doet drie dingen. Ze stuurt elke factuur die je in je ledensysteem maakt door naar je boekhouding, met de juiste btw en de juiste grootboekrekening. Ze stuurt de betaling mee die daarbij hoort. En ze letter die twee tegen elkaar weg, zodat een openstaande post ook echt openstaat.
Dat laatste is het punt. Een export van facturen zonder de betalingen erbij geeft je boekhouder werk in plaats van rust: dan staat elke factuur open en moet iemand alsnog de bankafschriften erlangs leggen.
Waar het in de praktijk vastloopt
De factuur is het makkelijke deel. Het zijn de uitzonderingen waar clubs op stuklopen, en ze komen allemaal voor.
- Een stornering moet de betaling terugdraaien zonder de factuur weg te gooien, want het lidmaatschap loopt gewoon door.
- Iemand betaalt de helft contant aan de balie en de rest via incasso; dat is één factuur met twee betalingen.
- Een cadeaubon die je verkoopt is geen omzet maar een schuld op je balans. Omzet wordt het pas als iemand hem inlevert, en dan op de rekening van wat er gekocht wordt.
- Een jaarabonnement dat je in één keer int, hoort over twaalf maanden verdeeld te worden als je boekhouder dat zo wil.
Hoe het bij ClubGround werkt
De koppeling met Moneybird staat live: facturen en betalingen gaan door, inclusief het afletteren, en storneringen draaien de betaling terug zonder je factuur te raken. Hetzelfde geldt voor Exact Online.
Cadeaubonnen worden als schuld geboekt en pas omzet bij het inleveren, en de btw-tarieven staan per soort verkoop vast in plaats van per factuur. Wat er verder aan koppelingen is, staat op de koppelingenpagina.
Wat je aan je boekhouder vraagt
Vier vragen, voordat je iets inricht. Het antwoord bepaalt hoe je koppeling ingesteld moet staan, en achteraf verbouwen kost meer dan vooraf vragen.
- Wil je elke factuur los zien, of volstaat een dagtotaal per soort omzet?
- Op welke grootboekrekening horen abonnementen, losse lessen, merchandise en cadeaubonnen?
- Hoe wil je een jaarbetaling verwerkt hebben: in één keer of gespreid?
- Wie controleert maandelijks of de omzet in beide systemen gelijk is, en waarop kijkt diegene dan?
En de btw
Sport valt onder een eigen btw-regime, en zodra je ook drankjes, kleding of losse verhuur verkoopt lopen er meerdere tarieven door je omzet. Een koppeling die alles op één rekening dumpt maakt dat probleem niet kleiner maar onzichtbaar.
Wat er voor een club precies geldt staat in de gids over btw voor sportscholen.
Veelgestelde vragen
Kan ik ClubGround koppelen aan Moneybird?
Ja, die koppeling is beschikbaar. Facturen en betalingen gaan door naar Moneybird en worden tegen elkaar weggeboekt, zodat openstaande posten kloppen.
En Exact Online?
Ook die staat live. Je koppelt je administratie in de instellingen, daarna boeken facturen en betalingen door met het juiste btw-tarief op de juiste rekening.
Wat gebeurt er met een stornering?
De betaling draait terug, de factuur blijft staan en de post komt weer open. Het lidmaatschap loopt ondertussen door, dus je hoeft niets opnieuw aan te maken.
Moet ik mijn boekhouder erbij hebben om te koppelen?
Niet om het aan te zetten, wel om het goed te zetten. Op welke rekeningen je boekt en hoe je jaarbetalingen verwerkt zijn keuzes van je boekhouder, niet van je software.
