Vraag drie aanbieders wat hun software kost en je krijgt drie antwoorden die je niet naast elkaar kunt leggen: een instaptarief "vanaf" een bedrag, een pakket met modules op offerte-basis, en een prijs per lid die met je club meegroeit. Geen van die getallen is de prijs die je over een jaar betaalt. Dit artikel maakt de som wél kloppend. We lopen de drie gangbare prijsmodellen door, de kostenposten die buiten het maandbedrag vallen, en de rekensom waarmee je aanbieders eerlijk vergelijkt: de totale jaarprijs bij jouw werkelijke aantallen.
In het kort
- Vergelijk nooit instaptarieven maar de totale jaarprijs bij jouw aantallen, inclusief modules en transactiekosten.
- Per-lid-modellen straffen groei; staffels en vaste tarieven zijn voorspelbaarder maar check het plafond.
- De grootste verrassingen zitten in de randen: transactiemarges, add-on-modules en kosten per extra teamlid.
- Reken je eigen situatie door met de gratis stack-calculator.
De drie prijsmodellen
Vrijwel elke aanbieder van sportschoolsoftware rekent op een van drie manieren. Welk model voor jou gunstig uitpakt, hangt volledig af van je clubgrootte en groeiplannen.
- Per lid: je betaalt een bedrag per actief lid per maand. Voelt eerlijk bij de start, maar je vaste lasten stijgen precies mee met je groei. Let op hoe "actief" geteld wordt: een gepauzeerd lid dat meetelt, kost gewoon geld.
- Staffels of pakketten: je betaalt voor een schijf (tot 100, tot 250, tot 500 leden) of een pakket met een vaste prijs. Voorspelbaar, maar check wat er gebeurt als je net over de grens groeit en of het duurste pakket een plafond heeft dat jouw club ontgroeit.
- Basis plus tarief per account: een vast startbedrag met daarbovenop een dalend tarief per account. Dit is het model van ClubGround: vanaf 99 euro per maand, waarbij elk actief account telt en het tarief per account daalt naarmate je club groeit.
De kosten die niet in het maandbedrag zitten
Het abonnement is zelden de hele rekening. Vraag bij elke offerte expliciet door op vier posten.
Transactiekosten ten eerste: een marge op elke incasso of iDEAL-betaling lijkt klein, maar bij honderden betalingen per maand telt een dubbeltje verschil hard door. Reken het op jouw volume, niet op het voorbeeld uit de brochure. Ten tweede modules en add-ons: bij veel aanbieders zijn schema’s, voeding, de leden-app of rapportages losse modules met een eigen prijs. Ten derde je team: sommige modellen rekenen per gebruiker of per coach, en dat verandert de som zodra je personeel groeit. En ten vierde eenmalige kosten: onboarding, data-import of een koppeling met je boekhouding.
Een laag maandtarief met een hoge marge op elke betaling kan duurder uitvallen dan een hoger abonnement met scherpe transactiekosten.
Zo maak je de eerlijke vergelijking
De enige vergelijking die klopt is de totale jaarprijs bij jouw werkelijke aantallen: leden én team, inclusief alle modules die je nodig hebt en de transactiekosten op jouw betaalvolume.
Vraag elke aanbieder om precies die som en zet de uitkomsten naast elkaar. Een aanbieder die daar vaag over blijft of alleen een "vanaf"-prijs wil noemen, vertelt je daarmee ook iets. Tel daarna de tools die je naast het pakket nog los gebruikt erbij op, want die horen bij dezelfde rekening.
Zelf rekenen
Met de gratis stack-calculator vink je aan wat je nu gebruikt, vul je eigen bedragen in en zie de optelsom naast één systeem.
Wat ClubGround kost
Voor de volledigheid ons eigen antwoord op de vraag uit de titel. ClubGround rekent één publiek model: vanaf 99 euro per maand plus een tarief per account dat daalt naarmate je club groeit. Elk actief account telt, of het nou een lid, coach of eigenaar is, en alle features zijn inbegrepen: leden, rooster, trainings- en voedingsschema’s, communicatie en SEPA-incasso, zonder modules.
Op de prijzenpagina staat een rekenmodel waarmee je in een minuut je maandbedrag ziet, zonder offerte-traject. Die transparantie is bewust: je kunt ons met bovenstaande rekensom net zo hard controleren als elke andere aanbieder.
Veelgestelde vragen
Wat kost sportschoolsoftware gemiddeld per maand?
Voor een kleine club begint het rond enkele tientjes per maand; voor clubs met honderden leden loopt het richting enkele honderden euro’s, zeker als schema’s, een leden-app en rapportages als modules bijkomen. Het gemiddelde zegt weinig: bepalend is de totale jaarprijs bij jouw aantallen, inclusief transactiekosten.
Is software per lid of per pakket voordeliger?
Per lid is vaak voordelig bij een kleine, stabiele club en duur bij groei. Pakketten en staffels zijn voorspelbaarder, maar check het plafond van het duurste pakket. Een basis-plus-account-model zit daar tussenin: het groeit mee, maar met een dalend tarief per account.
Welke verborgen kosten heeft clubsoftware?
De meest voorkomende: marges op incasso- en iDEAL-transacties, losse modules voor schema’s of de app, kosten per extra teamlid of vestiging, en eenmalige onboarding- of importkosten. Vraag bij elke offerte om de totale jaarprijs inclusief al deze posten.
